Een order annuleren, kan dat zomaar?

Een zakelijke overeenkomst of order annuleren: hoe zit dat juridisch? Het komt in onze praktijk regelmatig voor dat een klant van een leverancier af wil komen. In het Corona tijdperk doet zich deze situatie nog veel vaker voor dan normaal. Ze zijn gestopt met het betalen van facturen en willen de opdracht annuleren. Soms zelfs het reeds betaalde deel retour ontvangen. Je kunt je voorstellen dat daar dan vaak pittige discussies over zijn gevoerd. Hoe moet je zo’n zaak nu aanvliegen?

Wat is er geregeld in de overeenkomst en algemene voorwaarden?

Om te bepalen of het juridisch gezien mogelijk is om de opdracht te annuleren kijk je eerst naar de afspraken die zijn gemaakt in de overeenkomst en de algemene voorwaarden. Beide documenten samen vormen het geheel aan afspraken tussen klant en leverancier. Vaak is er aan de annulering een vergoeding gekoppeld van een percentage van het orderbedrag. Een bedrijf dat op maat iets vervaardigd zal annulering mogelijk uitsluiten. Tenzij de voorwaarden in de overeenkomst onredelijk bezwarend zijn, zijn de gemaakte afspraken bindend. Deze regels zijn voor consumenten en bedrijven overigens verschillend. Een klein bedrijf kan eerder onder een onredelijk beding uit komen dan een groot bedrijf.

Wat als er geen afspraken zijn gemaakt over het annuleren van opdrachten?

Als er niets is afgesproken over annulering, dan gelden de regels van het Burgerlijk Wetboek (BW). Daarin wordt gesproken over het ontbinden van een overeenkomst. Ontbinding is mogelijk als:

1.    Een partij de afspraken uit de overeenkomst niet nakomt (tekortschiet)

2.    De partij die tekort schiet een redelijke termijn heeft gehad om de overeenkomst alsnog na te komen (en ook gemaand is om de werkzaamheden te staken).

Als niet aan deze twee voorwaarden is voldaan kan een order niet ontbonden c.q. geannuleerd worden. Of er tekort is geschoten op een wezenlijk onderdeel of een detail, of nakoming überhaupt nog mogelijk is, dat zijn zaken waarover gediscussieerd kan worden.

Order annuleren in de praktijk

De praktijk is uiteraard weerbarstig. Partijen hebben moeite om elkaar nog te vertrouwen. De wens tot annulering is gemixt met klachten over het geleverde, betalingsachterstand en het over en weer niet nakomen van vermeende afspraken en de interpretatie daarvan. Advocaten bluffen er op los en hameren op de puntjes die in het voordeel zijn van hun client. De argumenten van de andere partij worden soms stelselmatig genegeerd. Zo komen dit soort kwesties vaak onder rechter. De ene partij vordert ontbinding en wil het reeds betaalde terug. Soms ook nog een schadevergoeding. De andere partij wil de volledige orderwaarde ontvangen en kan soms ook een schadevergoeding claimen. En dat kost een hoop geld aan advocaten en griffierechten.

Advies bij dreigende annulering

Het advies blijft toch om nog een keer te proberen tot verzoening te komen. Ook al is er weerzin en vindt men dat de ander zich bedient van kromme argumenten. Als je weet dat je de ander schade berokkend c.q. omzet derft, dan moet je met elkaar een redelijke schadeloosstelling overeenkomen. Met een rechtszaak ben je soms een jaar onderweg. Je kent de uitkomst niet en weet wel dat er flinke nota’s van advocaten zullen volgen. Kom je er samen niet uit, dan staat het je vrij om een incassobureau of mediator in te schakelen. Omdat deze partijen gericht zijn op een pragmatische oplossing, kan een gerechtelijke procedure veelal worden voorkomen. Lukt dat echt niet, dan kan je een rechtsgang alsnog overwegen.

Kijk hier voor MEER INFORMATIE OVER HET OPLOSSEN VAN ZAKELIJKE GESCHILLEN.

Of bel direct 088-0440068 om de aanpak van uw zaak te bespreken.

Samen door de crisis: betalingsregeling aanbieden

De Corona crisis brengt veel bedrijven en zelfstandigen in geldnood. De inkomsten vallen deels of volledig weg en de uitgaven zijn nog niet aangepast aan de nieuwe situatie. Een recept voor een hoos aan faillissementen en een run op uitkeringsinstanties en schuldhulpverleners. De overheid heeft allerijl extra maatregelen in stelling gebracht om bedrijven en banen te redden. De banken geven aan dat ze pijlsnel extra kredieten verstrekken aan het MKB. Echter zal dit niet de volledige oplossing zijn. De betalingsregeling kan uitkomst bieden.

Wat doe je als je klant aangeeft niet op tijd aan zijn verplichten te kunnen voldoen? Wat is je oplossing, vraag je dan. Heel vaak is dat uitstel of betaling in termijnen. Het treffen van betalingsregelingen is uiteraard niet nieuw. Tijdens deze crisis zie je echter wel dat het aantal bedrijven dat regelingen aanbiedt aan klanten enorm toeneemt.  Dat past ook bij de uitspraak van minister president Mark Rutte, ‘samen door de crisis’. Liever je klant wat lucht geven dan dat deze omvalt en je helemaal niets meer terug ziet van je vordering. Deels compassie, deels eigenbelang.

Ben ik verplicht om een betalingsregeling aan te bieden?

Nee, dat ben je niet. Iemand een langere betalingstermijn gunnen is een gunst. De afweging of en in hoeverre je daar aan tegemoet wilt en kunt komen is voor ieder bedrijf weer anders. De eerste vraag is of je zelf de financiële ruimte hebt om uitstel te geven. De tweede of er sprake is van win/win. Heb je er zelf ook belang bij om de klant te behouden of zie je het als plicht om je klant te helpen. De derde is de inschatting van de eerlijkheid en oprechtheid van je klant. 

Moet ik zelf regelingen aanbieden of wachten tot klanten aangeven dat ze dat nodig hebben?

Dat is een dilemma. Wellicht wil je niet het gevoel krijgen malle Pietje te zijn die geld weggeeft aan mensen die het eigenlijk niet nodig hebben. Verhuur je horecapanden of kapperszaken, dan kan je verwachten dat de meeste klanten een acuut probleem hebben. In andere gevallen kan je het aanbieden van een betalingsregeling achter de hand houden als je openstaande rekeningen aan het nabellen bent, of als klanten er zelf mee komen. Hoe je daar dus als bedrijf mee om wilt gaan kan je vooraf bedenken.

Hoe zou de regeling eruit moeten zien?

Je kunt kiezen voor maatwerk. Bij ieder verzoek stem je met de klant af wat redelijk is en beslis je of je een regeling accepteert. Je kunt ook een standaard regeling bedenken. Je laat bijvoorbeeld de komende 3 maanden maar een deel van de huur of termijnen betalen, wat vervolgens in 6 maanden kan worden ingelopen. Wat helpt je klanten het meest, hoe ver wil je gaan en hoe voorkom je dat je zelf in de problemen komt.

Hoe leg ik een betalingsregeling vast?

Dat kan van simpel een bevestigingsmailtje aan de klant tot een officiële overeenkomst die zowel door de leverancier als de klant worden getekend. Alles waar geen handtekening onder staat of waar een klant niet op gereplyd heeft met ‘akkoord’, kan later bij een gerechtelijke procedure worden betwist. Als je een regeling treft en die wordt keurig nagekomen, dan kan je daar tussentijds ook niet op terugkomen. Als je dat wel zou willen, dan is het beter als de klant daar ook duidelijk voor tekent. Maak hierin een pragmatische afweging.

Hoe kan ik mij verder beschermen tegen wanbetaling?

Als het voor jou om een fors bedrag gaat, dan kan je ook een borgstelling opnemen in de overeenkomst. Je geeft bijvoorbeeld een B.V. uitstel van betaling mits de eigenaar ook privé garant staat voor de betaling. Let wel dat ook een privé borgstelling geen stand houdt als je klant uiteindelijk in een wettelijke schuldsaneringregeling (WSNP) terecht komt. Een alternatieve mogelijkheid is nog om de regeling notarieel vast te leggen. U moet dan beiden naar de notaris, maar voor een paar honderd euro heeft u dan wel de zekerheid dat u niet alsnog naar de rechter moet als de klant de regeling niet nakomt. En dat scheelt bij forse bedragen zo een paar duizend euro griffierechten en advocaatkosten.

Wat komt er bij kijken nadat er een betalingsregeling is getroffen?

De regeling moet ergens worden bijgehouden, zodat kan worden bewaakt of de regeling wordt nagekomen en er tijdig actie wordt genomen als dat niet het geval is. Nu zijn de meeste financiële systemen niet ingericht op het bijhouden van betalingsregelingen. Ze kunnen niet ‘zien’ welke termijnen zijn vervallen en welke dan nog niet zijn betaald. Laat staan dat er herinneringen specifiek voor betalingsregelingen kunnen worden vervaardigd. Dan is het continu puzzelen om te constateren wie bij is en wie niet. Veel tijdrovend en frustrerend handwerk is het gevolg. Daarbij komt dat helaas veel regelingen niet stipt worden nagekomen. Je moet er dus continu bovenop zitten en ook een vervolgactie inzetten als er niet wordt nagekomen.

Het beheren van betalingsregelingen door Straetus

Straetus beschikt over een systeem dat helemaal is geoptimaliseerd om betalingsregelingen te kunnen beheren. Het beheren van betalingsregelingen doen wij ook zonder dat er bij de debiteur kosten in rekening worden gebracht. Juist nu in crisistijd de oplossing om uw klant een regeling te gunnen en de afhandeling zonder omkijken uit te besteden. Lees er meer over op onze website.

Meer weten of interesse in concept betalingsregelingen? Bel 088-0440068.

Impact van de Coronacrisis op creditmanagement

Het Corona griepvirus houdt de wereld in zijn greep. Nederland blijft niet achter. Wat voor impact hebben de gevolgen van de pogingen om een verdere uitbraak van het virus te bedwingen op de economie? Welke gevolgen heeft dat op het creditmanagement voor jouw bedrijf. Dit artikel is bedoeld om je aan te zetten tot nadenken over de risico’s die jouw werk, afdeling of bedrijf kunnen raken. Wat kan je doen om je voor te bereiden? Speel bebeheerst in op de gewijzigde omstandigheden. Zoals Mark Rutte al zei gaan we het met zijn allen doen. Probeer paniekreacties als rucksichtslos personeel dumpen, kosten schrappen en debiteuren het mes op de keel zetten dus te vermijden. Probeer samen een oplossing te bedenken. Hou wel altijd in gedachten: Cash is en blijft King. Een bedrijf zonder cash valt om.

Wat gaat er gebeuren

De kans is heel groot dat de economische groei gaat omslaan in een recessie. De aandelenbeurzen zijn in een paar weken tijd meer dan 35% gedaald. Bedrijven in bepaalde sectoren sluiten gedwongen hun deuren en bij heel veel bedrijven staan verkoopafdelingen stil omdat er niets meer wordt verkocht. Er vallen hele harde klappen in bepaalde sectoren en dan gaan bedrijven failliet. Kredietverzekeraars gaan ook oppassen en laten limieten op bedrijven veel lager of op nihil. Zaken doen is dan weer volledig voor eigen risico. Dezelfde gevolgen van de vorige crisis van 2008-2010 dreigen. De economie gaat min of meer op slot

Hoe erg is een recessie

Is dat erg, zo’n recessie? Tja, we hebben er al een aantal gehad. Er gaat een dikke streep door mooie verkoopplannen van ondernemers. Werknemers gaan vrezen voor hun baan. Alles wat naar beneden gaat, gaat vroeg of laat echter ook weer omhoog. Hoe lang het duurt en hoe diep het gaat weten we natuurlijk niet van tevoren. Net als dat het virus dodelijk kan zijn als je weerstand verzwakt is, kan een recessie snel het faillissement betekenen als je niet bent voorbereid en niet bestand bent tegen tegenslag. Of je hebt gewoon de pech dat jouw klanten in een sector zitten waar de vraag voor een te lange periode volledig uit valt. Bij de vorige crisis/recessie gingen duizenden bedrijven extra failliet. Deels kwam dat omdat de overheid als antwoord op de crisis extra ging bezuinigen. Dat hielp de bouwsector om zeep en zette huizen onder water. Nu is de sfeer anders. Deeltijd WW, uitstel van betaling van de Belastingdienst en leningen waarvoor de overheid garant staat zijn aangekondigd. Je zal er echter zelf nog steeds alles aan moeten doen om te zorgen dat jouw bedrijf de Coronacrisis overleeft. Aan de slag dus.

Simpel voorbeeld

Stel je verkoopt in China of Italië geproduceerde waar. Die worden een paar maanden nauwelijks geproduceerd. Op een gegeven moment is de omzet nihil, terwijl de meeste kosten nog door lopen. Hoe lang trek je dat voordat je je eigen faillissement moet gaan aanvragen. Een week, een maand of langer? Kan je deeltijd WW aanvragen voor personeel? Heb je ergens nog een kredietlijn die aangesproken kan worden of schakel je razendsnel over op leveranciers die wel kunnen leveren? Of schakel je over op producten waar nu wel een enorme vraag naar ontstaat. Dit kun je je afvragen voor je eigen bedrijf, maar ook voor je klanten.

Analyseer de impact van de Coronacrisis op jouw debiteurenportefeuille.

Zitten er afnemers in gebieden die zijn afgesloten? Heb je klanten in sectoren die als eerste worden geraakt, zoals transport, industrie, zorg, evenementen, horeca en reizen? Zet deze klanten op een risico lijst en hou intensief contact. Kunnen ze hun betalingsverplichtingen nakomen? maak anders extra afspraken en beslis als het uit de hand dreigt te lopen of je ze nog wel (op krediet) kunt leveren. Hoe meer risico je neemt, hoe groter de kans dat je er zelf op onderuit gaat. Aan de andere kant wil je je klanten ook niet in de steek laten en behouden. Altijd een stevig dilemma, waar je wel over in gesprek moet blijven. Deze analyse zal je ook mee moeten nemen bij het beoordelen van nieuwe klanten en orders. In geen enkel kredietrapport staat nog een cijfer voor de verwachte impact door het Corona virus. Het is wel van belang. Praat erover met je klanten en bepaal als bedrijf hoe je met grote en kleine klanten in bepaalde sectoren om wilt gaan.

Debiteurenbeheer in topconditie

Als mensen, processen en systemen op orde zijn is de kans op grote zeperds en cashflow problemen het kleinst. Nu is het voor veel organisaties al een continu gevecht om dat onder normale omstandigheden te bereiken en in stand te houden. Met de Coronacrisis en de nog komende Brexit gevolgen moet je eigenlijk nog beter voorbereid zijn dan ‘normaal’. Zorg dus voor voldoende, ervaren en gemotiveerde goed betaalde debiteurenbewakers en investeer in software c.q. automatisering van het hele prospect-to-cash proces. Stel regelmatig vast of de beschreven processen nog voldoen in de praktijk. Weet iedereen nog wat hij of zij moet doen en gebeurt dat ook? Hebben finance en sales een productief (verstands)huwelijk? Heb je gekeken of er nog oude lijken in de kast liggen? Ben je een kleiner bedrijf, zonder rijk gevulde debiteurenafdeling, zorg dan voor een goede outsourcing partner. Is het debiteurenbeheer een extra taak voor bijvoorbeeld een office manager, secretaresse of boekhouder, zorg er dan voor dat deze goed wordt ondersteund en de tijd kan nemen om die taak goed uit te voeren. Rammelen de bovenstaande zaken, dan weet je dat je nog meer op achterstand staat dan gemiddeld. Heel snel in de actie gaan in dan het advies.

Bepaal je crisisbeleid naar klanten

De KLM staat tijdens de Coronacrisis toe dat klanten gratis hun vlucht kunnen omboeken, terwijl daar normaal een fors prijskaartje aan hangt. Heel nobel en een goede klantenbinder. Blijkbaar hebben ze daar ook het geld voor. Hoe ver kan en wil jouw bedrijf gaan? Je kunt klanten die aangeven last te hebben van de crisis uitstel van betaling gunnen. Het bedrag aan (extra) krediet moet je zelf ook kunnen lijden aan (extra) verlies. Is die ruimte er niet, dan staat jouw bedrijf ook met de rug tegen de muur en zal je alles moeten inzetten om facturen snel te innen.

Het stappenplan

1. Analyseer de impact van de Coronacrisis op je klanten
2. Bepaal je beleid ten aanzien van wel/niet leveren en respons op uitblijvende betalingen
3. Blijf in gesprek met klanten en maak afspraken over betalingen
4. Is er geen gesprek meer mogelijk, schakel de hulp in van een incassobureau.

Een eerste telefonisch consult of een kennismakingsgesprek bij ons op kantoor is altijd gratis. Bel 088-0440068.