Samen door de crisis: betalingsregeling aanbieden
De Corona crisis brengt veel bedrijven en zelfstandigen in geldnood. De inkomsten vallen deels of volledig weg en de uitgaven zijn nog niet aangepast aan de nieuwe situatie. Een recept voor een hoos aan faillissementen en een run op uitkeringsinstanties en schuldhulpverleners. De overheid heeft allerijl extra maatregelen in stelling gebracht om bedrijven en banen te redden. De banken geven aan dat ze pijlsnel extra kredieten verstrekken aan het MKB. Echter zal dit niet de volledige oplossing zijn. De betalingsregeling kan uitkomst bieden.
Wat doe je als je klant aangeeft niet op tijd aan zijn verplichten te kunnen voldoen? Wat is je oplossing, vraag je dan. Heel vaak is dat uitstel of betaling in termijnen. Het treffen van betalingsregelingen is uiteraard niet nieuw. Tijdens deze crisis zie je echter wel dat het aantal bedrijven dat regelingen aanbiedt aan klanten enorm toeneemt. Dat past ook bij de uitspraak van minister president Mark Rutte, ‘samen door de crisis’. Liever je klant wat lucht geven dan dat deze omvalt en je helemaal niets meer terug ziet van je vordering. Deels compassie, deels eigenbelang.
Ben ik verplicht om een betalingsregeling aan te bieden?
Nee, dat ben je niet. Iemand een langere betalingstermijn gunnen is een gunst. De afweging of en in hoeverre je daar aan tegemoet wilt en kunt komen is voor ieder bedrijf weer anders. De eerste vraag is of je zelf de financiële ruimte hebt om uitstel te geven. De tweede of er sprake is van win/win. Heb je er zelf ook belang bij om de klant te behouden of zie je het als plicht om je klant te helpen. De derde is de inschatting van de eerlijkheid en oprechtheid van je klant.
Moet ik zelf regelingen aanbieden of wachten tot klanten aangeven dat ze dat nodig hebben?
Dat is een dilemma. Wellicht wil je niet het gevoel krijgen malle Pietje te zijn die geld weggeeft aan mensen die het eigenlijk niet nodig hebben. Verhuur je horecapanden of kapperszaken, dan kan je verwachten dat de meeste klanten een acuut probleem hebben. In andere gevallen kan je het aanbieden van een betalingsregeling achter de hand houden als je openstaande rekeningen aan het nabellen bent, of als klanten er zelf mee komen. Hoe je daar dus als bedrijf mee om wilt gaan kan je vooraf bedenken.
Hoe zou de regeling eruit moeten zien?
Je kunt kiezen voor maatwerk. Bij ieder verzoek stem je met de klant af wat redelijk is en beslis je of je een regeling accepteert. Je kunt ook een standaard regeling bedenken. Je laat bijvoorbeeld de komende 3 maanden maar een deel van de huur of termijnen betalen, wat vervolgens in 6 maanden kan worden ingelopen. Wat helpt je klanten het meest, hoe ver wil je gaan en hoe voorkom je dat je zelf in de problemen komt.
Hoe leg ik een betalingsregeling vast?
Dat kan van simpel een bevestigingsmailtje aan de klant tot een officiële overeenkomst die zowel door de leverancier als de klant worden getekend. Alles waar geen handtekening onder staat of waar een klant niet op gereplyd heeft met ‘akkoord’, kan later bij een gerechtelijke procedure worden betwist. Als je een regeling treft en die wordt keurig nagekomen, dan kan je daar tussentijds ook niet op terugkomen. Als je dat wel zou willen, dan is het beter als de klant daar ook duidelijk voor tekent. Maak hierin een pragmatische afweging.
Hoe kan ik mij verder beschermen tegen wanbetaling?
Als het voor jou om een fors bedrag gaat, dan kan je ook een borgstelling opnemen in de overeenkomst. Je geeft bijvoorbeeld een B.V. uitstel van betaling mits de eigenaar ook privé garant staat voor de betaling. Let wel dat ook een privé borgstelling geen stand houdt als je klant uiteindelijk in een wettelijke schuldsaneringregeling (WSNP) terecht komt. Een alternatieve mogelijkheid is nog om de regeling notarieel vast te leggen. U moet dan beiden naar de notaris, maar voor een paar honderd euro heeft u dan wel de zekerheid dat u niet alsnog naar de rechter moet als de klant de regeling niet nakomt. En dat scheelt bij forse bedragen zo een paar duizend euro griffierechten en advocaatkosten.
Wat komt er bij kijken nadat er een betalingsregeling is getroffen?
De regeling moet ergens worden bijgehouden, zodat kan worden bewaakt of de regeling wordt nagekomen en er tijdig actie wordt genomen als dat niet het geval is. Nu zijn de meeste financiële systemen niet ingericht op het bijhouden van betalingsregelingen. Ze kunnen niet ‘zien’ welke termijnen zijn vervallen en welke dan nog niet zijn betaald. Laat staan dat er herinneringen specifiek voor betalingsregelingen kunnen worden vervaardigd. Dan is het continu puzzelen om te constateren wie bij is en wie niet. Veel tijdrovend en frustrerend handwerk is het gevolg. Daarbij komt dat helaas veel regelingen niet stipt worden nagekomen. Je moet er dus continu bovenop zitten en ook een vervolgactie inzetten als er niet wordt nagekomen.
Het beheren van betalingsregelingen door Straetus
Straetus beschikt over een systeem dat helemaal is geoptimaliseerd om betalingsregelingen te kunnen beheren. Het beheren van betalingsregelingen doen wij ook zonder dat er bij de debiteur kosten in rekening worden gebracht. Juist nu in crisistijd de oplossing om uw klant een regeling te gunnen en de afhandeling zonder omkijken uit te besteden. Lees er meer over op onze website.
Meer weten of interesse in concept betalingsregelingen? Bel 088-0440068.
