Is jouw debiteurenbeheer klaar voor de Brexit?

De Brexit beheerst al tijden het nieuws en is nog steeds erg actueel. De Belastingdienst stuurde in oktober opnieuw een brief naar alle ondernemers, waarin werd gewezen op douaneformaliteiten met niet-EU landen en de Brexit Impact Scan. Dat belooft wat. Nederland, België en Ierland staan te boek als de EU-landen die het meest te lijden gaan krijgen onder de Brexit. Vooral de sectoren chemie, agri-food, machinebouw, elektronica en automotive kunnen uitzien naar harde tikken. Bij een harde Brexit is de verwachting dat het land in een recessie zal belanden. Minder handel, diensten en investeringen. Het wordt risicovoller om zaken te doen. Of het nu een harde of een zachte Brexit gaat worden, in beide gevallen krijgt Nederland het zwaar te verduren. Een zachte Brexit geeft wel minder chaos en laat onze eigen economie iets minder hard krimpen dan bij een harde.

De schadelast van kredietverzekeraars is al verdubbeld

Hoe zit dat eigenlijk met het Brexit proof maken van je debiteurenbeheer en kredietrisico management? Je kunt natuurlijk een kaarsje aansteken en hopen dat de Britten alsnog verkiezen om bij de EU te blijven. De kans op een harde of zachte Brexit is meer dan 80%, dus lijkt het aan te raden om te gaan anticiperen op vertraging of het uitblijven van betalingen als gevolg van de Brexit.

Kredietverzekeraars melden ten aanzien van het V.K. al een verdubbeling van het aantal claims en het uitgekeerde schadebedrag. Kredietverzekeraars verwachten een golf aan faillissementen door de Brexit. Die zijn natuurlijk ook niet gek en nemen hun maatregelen om de schadelast te beperken. Aan een kredietverzekering heb je niet veel meer als de kredietlimieten van bedrijven (in bepaalde sectoren) uit het V.K. vallen als een baksteen. Ga je dan onverzekerd zaken doen of stel je omzetverwachtingen bij?

Hou rekening met het domino effect

Ook al zou je niet rechtstreeks zaken doen met bedrijven uit het VK, door het domino effect kan Brexit jouw bedrijf ook raken. Het domino effect is simpel gezegd dat als jouw klant zijn centen niet krijgt van zijn klanten, hij jou ook niet meer kan betalen. Zo worden bedrijven zomaar meegesleept in de financiële ellende van een ander. Het enige wat je ze kan verwijten is dat kredietrisico’s niet zijn onderkend en/of dat daar onvoldoende op is geanticipeerd. Welke van jouw klanten en leveranciers zijn afhankelijk van Engelse toeleveranciers en klanten?

Wat gebeurd er als een groot deel van de vloot van een Nederlands transportbedrijf die namens de Nederlandse agri-foodsector in het VK bezorgen lange tijd hinder ondervind aan de grens? De omzet van het transportbedrijf en hun klanten zakt in, klanten betalen de facturen niet en de betalingen aan leveranciers komen daardoor ook in de verdrukking. Dat kán zomaar eindigen met een faillissement.

Denk bijvoorbeeld ook aan bedrijven met projecten in het V.K. die ernstige vertraging oplopen. Engelse toeristen die door de recessie besluiten thuis te blijven. Zo kan je zomaar geconfronteerd worden met de gevolgen van de Brexit.

Hoe anticipeer je op de Brexit

Een goed bezette debiteurenafdeling met adequate werkprocessen en systemen is een open deur, maar is altijd en dus ook bij iets ingrijpends als de Brexit extra van belang. Breng niet alleen klanten en leveranciers in kaart die zijn gevestigd in het V.K., maar kijk ook naar alle grotere klanten en leveranciers elders. Zitten daar bedrijven tussen met grote klanten, leveranciers of andere belangen in het VK? Als je dat zelf niet weet of kunt vinden, vraag het dan op de man af. Hebben jullie klanten of leveranciers in het VK en hoe anticiperen jullie dan op de gevolgen van de Brexit? Pas de kredietlimiet maar aan als je daar geen goed gevoel bij krijgt. Monitor de externe kredietlimieten en het betalingsgedrag nog intensiever dan gebruikelijk. Moeten we wellicht minder gaan leveren en naar alternatieve afzetmogelijkheden zoeken? Debiteurenbeheer zal extra intensief moeten plaatsvinden. Vraag door als je hoort ‘we hebben het even niet’ en schakel nog sneller incassobureaus in. Dat kan het verschil maken tussen alsnog betaald krijgen of je vordering kunnen indienen bij een curator.

Voor het samenstellen van dit artikel is gebruik gemaakt van publicaties van ABN AMRO, de Belastingdienst, Euler Hermes en Atradius. Niet bekend met het managen van kredietrisico’s en debiteurenbeheer of wil je daar meer handvatten voor hebben? Volg dan één van onze workshops als ‘Op krediet of niet’ en ‘Resultaatgericht debiteurenbeheer’

De informatie van de Belastingdienst over de Brexit is te vinden op deze pagina.

Kan jouw klant de rekening betalen?

Tip: zo wordt je niet genept

Wanneer noem je het nou oplichting en wanneer wordt je per ongeluk meegezogen in de misère waar je klant in terecht is gekomen? De scheidslijn is dun. Er zijn helaas in alle branches ondernemers actief die er een potje van maken en die goedlopende bedrijven van leveranciers mee kunnen slepen in hun val. Wat zijn nou signalen dat het wellicht niet verstandig is om op rekening te leveren? We noemen er een aantal.

bedrijven die nog maar 1 of 2 jaar bestaan (krediet bouw je op)
wisselingen in de directie of directieleden uit het buitenland
Nederlanders met een Ltd of een Nederlandse NV met een aandeelhouder uit een ver land
BV’s en NV’s die de jaarrekening van 2 jaar terug nog niet hebben gedeponeerd
een kredietlimiet ver onder het bedrag dat de klant de komende maanden wil bestellen
een adres van inschrijving wat alleen als postadres dient (op de Herengracht bijvoorbeeld)
denk je verstandig te zijn door een voorschot te vragen, wees dan ook alert op klanten die een betaalbewijs doorsturen dat fake blijkt te zijn. Informeer altijd bij de boekhouding of het bedrag echt binnen is gekomen. Let ook op fake Kamer van Koophandel nummers en BTW nummers
pas op bij klanten die met fantastische vooruitzichten je verkopers blind maken voor signalen. Hou altijd in je achterhoofd: als een klant failliet gaat heb ik 7% kans om nog iets van het openstaande saldo terug te zien. Kan en wil ik dit risico nemen?
heb je geen kritische debiteurenbewakers in huis, laat je creditchecks dan door Straetus verzorgen.

Wil je weten hoe je kredietrisico’s kunt inperken, doe dan mee met de workshop op 17 januari of 17 april 2019.

Over ons | Straetus debiteurenbeheer Amsterdam en Amstelland

Wat is klantvriendelijk incasseren?

Zo halen we de hakken uit het zand.

Een interview met André de Bruin van Straetus Incasso

André werkte 25 jaar als manager debiteurenbeheer bij de overheid en in het bedrijfsleven, toen hij twee jaar geleden de overstap naar het ondernemerschap maakte. Tijdens zijn loopbaan sprak hij duizenden klanten, collega’s, advocaten, curatoren en anderen die beroepsmatig met debiteurenbeheer te maken hadden. Die expertise wilde hij graag ook beschikbaar maken voor het MKB. Het ondernemerschap was altijd al een droom en het franchiseconcept van Straetus sprak hem aan, mede door het motto: ‘Klantvriendelijk incasseren.’

Dat kan een hele makkelijke kreet zijn, maar in dit geval gaat het om de open dialoog. De debiteur mag met argumenten aankomen en de situatie uitleggen, waarna in samenspraak naar een passende oplossing wordt gezocht. Soms betalen debiteuren bijvoorbeeld niet omdat ze zelf ook last hebben van slecht betalende klanten. Dan is het zaak de discussie de juiste kant op te sturen. Schuif je jouw probleem nu door naar een ander? En hoe krijg je zelf je facturen sneller betaald? “Ik heb eigenlijk een hele serie petten die ik daarbij op kan zetten: politieagent, psycholoog, coach en rijdende rechter. En op debiteurenbezoek ook een beetje deurwaarder. Daarbij helpt het dat Straetus 35 ondernemers telt die een vestiging van Straetus runnen. Dat betekent dat er veel ervaring is op het vakgebied en dat er door het hele land hecht wordt samengewerkt.”

Breed palet

André biedt zijn klanten een breed palet: hij kan optreden als incassobureau, maar ook als outsourcing partij voor debiteurenbeheer. Hij verzorgt gerechtelijk trajecten van dagvaarding tot beslag en fungeert als mediator bij conflicten over grote vorderingen. Daarnaast adviseert hij ook over factoring, een vorm van debiteurenfinanciering, waarbij de ondernemer zijn debiteurenbeheer uitbesteed, in combinatie met financiering en kredietverzekering. Er zijn inmiddels veel partijen die dat aanbieden aan het MKB en André helpt zijn klanten daar de juiste keus in te maken en antwoord te geven op vragen als: is dat voor mijn onderneming nuttig?

Zo ja, met welke partij en tegen welke voorwaarden? Het kan voor veel ondernemers interessant zijn, bijvoorbeeld vanwege een tekort aan werkkapitaal door snelle groei. Door het persoonlijke contact met sommige klanten kent hij hun werkwijze goed, het wederzijdse vertrouwen is er al. Dat is belangrijk in zijn vak en dat probeert hij dan ook te bewerkstelligen. Dat, samen met de flexibiliteit die hij kan bieden, zorgt dat voor een andere insteek dan een groot incassobureau.

Workshops

Het leuke aan zijn bedrijf vindt hij de flexibiliteit, het leveren van expertise en het meedenken: “Geruststellen en activeren, een spiegel voorhouden, zakendoen op de lange termijn. Daarbij ben ik niet politiek correct, ik zal zeggen wat ik vind en wat ik denk dat er moet gebeuren. Oprechte feedback, daar heb ik zelf ook het meeste aan.”

André krijgt energie van de workshops die hij iedere maand geeft, zoals ‘Op krediet of niet’ of ‘creditmanagement voor ondernemers’. Hij vindt het ontzettend leuk om over zijn vak te vertellen en ondernemers kennis verschaffen die ze anders niet zo snel zouden krijgen.
Ook krijgt hij er energie van als hij een deal bereikt met een klant die eerst veel weerstand had. Hij wordt zelfs weleens door de debiteur van zijn klant bedankt. Zo was er een debiteur die eerst riep: “Over mijn lijk dat ik ooit een cent ga betalen!” Twee telefoongesprekken en twee mailtjes later was alles in goede harmonie geregeld. Dat vindt hij het mooiste wat er is.

Bron: https://deamsterdamseondernemer.nl/andre-bruin-straetus-incasso/

Alles over de betalingstermijn

Ik bepaal zelf wel wanneer ik betaal – alles over de betalingstermijn

Discussie over de betalingstermijn is dagelijkse kost voor veel debiteurenbeheerders. Handig als je kort en duidelijk kunt uitleggen aan de klant wat de wettelijke regels zijn. Daarom hieronder een overzicht met links naar de diverse wetteksten. Print ze uit en hang ze op of leg ze in je la. Dan sta je niet met je mond vol tanden bij een discussie met een klant.

Bedrijven

“Wettelijk hoef ik pas 30 dagen na de factuurdatum te betalen”, zei een debiteur laatst tegen mij. Het correcte antwoord is dat ondernemers alleen op 30 dagen mogen betalen indien er verder niets over is opgenomen in de overeenkomst. In de overeenkomst mag dus ook 5 dagen staan, of 14 dagen. Als dat de afspraak is, dan mag de ondernemer daar ook aan worden gehouden. Afspraak is immers afspraak.

De termijn van 30 dagen is opgenomen in boek 6 van het Burgerlijk Wetboek als regelend recht. Ondernemers mogen dus anders overeenkomen. Die overeengekomen termijn mag alleen langer zijn dan 60 dagen indien vastgesteld is dat dit niet nadelig is voor de crediteur. Dat gaat dan om gevallen waarin een leverancier aan zijn klant een langere betalingstermijn gunt omdat deze zijn bedrijf net is gestart of liquiditeitsproblemen heeft.

Sinds 1 juli 2017 geldt de “Wet tegengaan van onredelijk lange betaaltermijnen”. Daarin is de regel opgenomen dat grote ondernemingen een betalingstermijn van maximaal 60 dagen mogen overeenkomen met MKB bedrijven en ZZP-ers. Staat er toch een langere betalingstermijn in de overeenkomst, dan is de overeenkomst nietig en wordt de betalingstermijn van rechtswege omgezet in een betalingstermijn van 30 dagen. Bij betaling later dan 30 dagen is wettelijke handelsrente van momenteel 8% verschuldigd.

Wat is nu een ‘grote’ onderneming? Dat verwijst naar de indeling die de Kamer van Koophandel bepaalt voor de deponeringsverplichtingen van bedrijven. De criteria zijn in 2016 voor het laatst aangepast. Een bedrijf is ‘groot’ als deze minimaal 2 jaar achter elkaar voldoet aan minimaal 2 van de volgende voorwaarden: activa > 20 mln, netto-omzet > 40 mln en werknemers > 250 personen. Om dat te kunnen bepalen kan je de bij de KVK gedeponeerde jaarrekening bekijken of een kredietrapport kopen.

Overheid

Voor de overheid als debiteur geldt de betalingstermijn van 30 dagen als wettelijke termijn. Afwijking daarop is vrijwel niet mogelijk. De inkoopvoorwaarden van de overheid zijn te vinden via deze link.

Consument

De enige eis ten aanzien van de consument is dat de betalingstermijn redelijk moet zijn. 14 Dagen is in de praktijk een redelijke betalingstermijn. De leverancier mag zelf deze redelijke termijn bepalen en in zijn overeenkomst zetten. En uiteraard ook op zijn factuur. Een consument moet altijd ook nog een aanmaning ontvangen die voldoet aan de wettelijke vereisten, voordat er incassokosten in rekening kunnen worden gebracht.

De betalingstermijn staat toch op de factuur?

Inderdaad is het aan te raden om op iedere factuur een betalingstermijn/vervaldatum te zetten. Een factuur is echter iets anders dan de overeenkomst. De betalings- en leveringscondities zijn onderdeel van de overeenkomst. Zorg daarom dat de betalingstermijn duidelijk op offertes en/of in de algemene voorwaarden staat. Als een klant zegt pas op 60 dagen te betalen, dan is het antwoord: “wij zijn in de offerte/overeenkomst een andere termijn overeengekomen. Ik wil dat u zich aan deze afspraak houdt.” Je kunt dus niet refereren naar de betalingstermijn die op de factuur staat als deze niet tevens is opgenomen in de overeenkomst/algemene voorwaarden.

Wat hebben we nu aan al die wetgeving?

Slepen MKB bedrijven nu massaal hun traag betalende grote klanten voor het gerecht als ze toch op 90 dagen blijven betalen? Niet echt. Wetgeving is vaak een papieren tijger. Zeker als er geen handhavingsmechanisme is ingebouwd, zoals meestal het geval is. Je ziet echter wel beweging. De grote bedrijven weten dat ze niet compliant zijn aan wetgeving en worden gevoeliger voor het argument dat het niet eerlijk is als grote bedrijven de kleine in liquiditeitsproblemen brengen.

Het is van belang dat mensen die te maken hebben met contracten, facturatie en debiteurenbeheer op de hoogte zijn van de relevante wetgeving en dat kunnen uitleggen aan de klant. Voor de ondernemer is het van belang om te weten hoeveel krediet je kunt en wilt geven aan een klant. 60 of 90 dagen afgedwongen betalingstermijn door je grootste klant, als dat bijvoorbeeld een V&D of Imtech is, kan jouw bedrijf dan ook de kop kosten.

Eindeloze discussie over de rekening? Geef je vordering uit handen aan Straetus.

Doe 10 oktober mee met de workshop ‘Op krediet of niet’ in Amsterdam.

Vragen? Stuur ze naar info@debiteurenbeheer.amsterdam

Creditmanagement: Het spel om de knikkers

Situaties waarin algemene voorwaarden goed van pas komen.

Heb jij de inhoud van de Algemene Voorwaarden goed op je netvlies staan? Het kan je redding zijn als je in een eindeloze of onredelijke discussie dreigt te raken. Voor iedere ondernemer, debiteurenbewaker en salesmanager verplichte kost: kén de algemene voorwaarden en weet wanneer je daar naar kunt verwijzen. Het kan een hoop tijd en geld schelen.

Hopelijk herken je dit niet: de relatie met de klant is uitstekend totdat er betaald moet worden. Na vele betalingsverzoeken komt ineens de klacht dat niet geleverd zou zijn wat is afgesproken. Of je het tegendeel wilt bewijzen en de overeenkomst binnen 2 dagen wilt nakomen. Anders wordt de overeenkomst als ontbonden beschouwd en wordt er niet betaald. Soms komt er een tegenvordering bij wegens gemiste omzet of kosten die het gevolg zijn van het staken van de dienstverlening door de wanbetaling. Klachtomschrijvingen zijn niet concreet of totaal niet relevant. Persoonlijk overhandigde spullen zijn nooit ontvangen en mondelinge afspraken worden ontkend of zijn 180 graden omgedraaid.

Hoe op een dergelijke situatie te reageren? Als de-escaleren tijdens een goed gesprek niet lukt, dan moet er een formelere route worden gekozen. Waar staat nu dat het niet normaal is om 3 maanden na levering pas voor het eerst met een klacht te komen die al tijdens de uitvoering of bij oplevering gemeld had kunnen worden? De wet spreekt over een ‘redelijke termijn’ om een klacht te verhelpen. Wie bepaald wat redelijk is?

Gelukkig beschik je over algemene voorwaarden die helderheid scheppen en voorkomt dat de leverancier het spel vroegtijdig verliest. Daarin staat bijvoorbeeld dat een klant gebreken of klachten binnen 14 dagen na af- of oplevering expliciet omschreven en schriftelijk moet melden. ‘U heeft niet alles geleverd conform offerte en mag zelf gaan raden wat’, is dus onvoldoende. Ook kan daar in staan dat de klant een termijn van 30 dagen moet gunnen om gebreken te onderzoeken en/of te herstellen. Ook de regel dat het de klant niet is toegestaan om zonder wederzijdse instemming een andere vordering te verrekenen met de openstaande facturen. Een tegenvordering is namelijk maar al te vaak volledig uit de lucht gegrepen en niet voorzien van enig bewijs, laat staan een factuur. De regel dat de leverancier bij wanbetaling zijn dienstverlening mag opschorten en daarbij geen aansprakelijkheid aanvaard voor gevolgschade, is ook een belangrijke bepaling in de algemene voorwaarden.

Tips:

Zorg dat jouw bedrijf beschikt over actuele algemene voorwaarden waarin de bovenstaande zaken zijn opgenomen.
Zorg dat de algemene voorwaarden op de juiste wijze aan klanten worden verstrekt.
Zorg dat iedereen die contact heeft met klanten de relevante onderdelen van de algemene voorwaarden ook kan uitleggen aan de klant (sales/service/credit control).
Verwijs naar deze onderdelen van de algemene voorwaarden indien een klant onredelijke eisen stelt en/of onder de betaling probeert uit te komen.

Hoe kóm ik aan algemene voorwaarden?

Je kunt algemene voorwaarden laten opstellen door een advocaat. Dat kost echter ook wat. Je bent zo een paar mille verder. Het goedkoopste alternatief is copy/paste van een ander bedrijf uit dezelfde branche of van een brancheorganisatie. Pas daar echter mee op. Dekt het de lading en is het actueel. Ik stel zelf ook algemene voorwaarden op voor MKB bedrijven en ZZP-ers. Je bent dan veel goedkoper uit, maar hebt wel de zekerheid dat er grondig naar de situatie van jouw bedrijf is gekeken. Als sluitstuk nemen we stuk voor stuk alle artikelen door en wordt erbij verteld in welke situaties daarnaar kan worden verwezen. Alleen dan heb je ook profijt.

KVK Bedrijfsinformatie controleren op je smartphone

De Kamer van Koophandel heeft in 2017 een nieuwe app gelanceerd, waarin je op je telefoon of tablet uittreksels van bedrijven kunt raadplegen. En de eerste 30 krijg je kado, in plaats van het gebruikelijke tarief van 2,80 per stuk. Zo weet je bijvoorbeeld direct van een prospect of klant wie er bevoegd is om een verplichting aan te gaan. En je hoeft geen orders meer te accepteren van bedrijven die op papier al lang niet meer bestaan. Controleer de bedrijfsinformatie van je klant of prospect voordat je de deal sluit.

Kamer van Koophandel raadplegen en kredietrapport opvragen zijn beiden noodzaak.

Veel bedrijven gebruiken tegenwoordig kredietrapporten om te bepalen of zij een klant of order op krediet gaan leveren. Gelukkig wordt dit steeds meer gemeengoed. Krediet moet verdiend worden en er zal moeten worden vastgesteld of de klant kredietwaardig is. Nu zijn kredietrapporten vaak niet bedoeld om vast te kunnen stellen of de persoon van de klant die de offerte of overeenkomst tekent ook tekenbevoegd is. Bij diverse leveranciers van kredietinformatie wordt volledige informatie over alle bestuurders/vennoten en eventuele beperkingen in hun tekenbevoegdheid alleen tegen extra betaling geleverd of beschikken zij daar helemaal niet over. Dat is raar en betekent eigenlijk dat je én de Kamer van Koophandel moet raadplegen i.v.m. de tekenbevoegdheid én een kredietrapport moet opvragen om de kredietwaardigheid in te kunnen schatten.

Ik vind dat iedere ondernemer en salesmanager vóór het closen van de deal gecontroleerd moet hebben of de (zakelijke) klant is ingeschreven in de Kamer van Koophandel, of het adres en de tenaamstelling klopt en wie tekenbevoegd is bij het bedrijf. Het komt bijvoorbeeld regelmatig voor dat de vennoten van een v.o.f. allen een beperkte tekenbevoegdheid hebben van bijvoorbeeld 1.000 euro. Overstijgt de waarde van jouw offerte dat bedrag, dan zullen alle vennoten moeten tekenen.

Een paar slechte voorbeelden c.q. foute tips uit de incassopraktijk:

Ben jij op papier de eigenaar, laat dan iemand die niet de eigenaar is de bestellingen doen en offertes ondertekenen. Wil je onverhoopt af van de overeenkomst, dan kun je het altijd proberen: mijn medewerker, broer of de stagiaire is niet bevoegd, dus ik ga niet betalen. Altijd handig om zo’n escape in te bouwen;
Laat een beperking in je tekenbevoegdheid registreren bij de Kamer van Koophandel. 500 Euro is een mooi bedrag. Ontvang je facturen boven de 500 euro? Ik ben niet bevoegd, dus ik hoef niet te betalen;
Bestel nog eens wat op naam van een B.V. die je al jaren geleden hebt laten liquideren. Die B.V. is opgeheven, zeg je dan als er om betaling wordt gevraagd;
Niemand hoeft te weten dat je tonnen schuld hebt en dat de deurwaarders de deur bij je plat lopen. Verzin een bedrijfsnaam en bestel eens wat. Wellicht kan je dat dan weer verkopen op Marktplaats.

Uiteraard betekent het bovenstaande niet automatisch dat de leverancier kan fluiten naar zijn geld. Het zijn echter wel situaties en discussies die je beter kunt vermijden.

Daarom hebben wij de app van de Kamer van Koophandel met gejuich ontvangen. De meest vitale bedrijfsinformatie rechtstreeks van de bron altijd binnen handbereik. Kijk onderweg naar je klant nog even hoe deze staat geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en wie er een rechtsgeldige overeenkomst af mag sluiten.

Wil je meer weten over het inschatten van kredietrisico’s en het bepalen van betalings- en leveringscondities, volg dan de workshop ‘Op krediet of niet’.