Laat klanten sneller betalen en houd je kredietrisico's beheersbaar
- Verkort de betalingstermijn van grote klanten
- Verbeter de betalingstermijn (DSO) van de gehele debiteurenportefeuille
- Zorg voor structureel betere cashflow
- Beheers de kredietrisico’s
- Laat je klanten een professioneel bedrijf zien op financieel vlak. Wordt serieus genomen
Interim creditmanager voor het MKB bedrijf
De meeste MKB bedrijven hebben geen creditmanager op de loonlijst staan, maar hebben wel regelmatig behoefte aan die expertise. Een interim creditmanager full time inhuren is voor veel bedrijven nog een brug te ver. Daarom is er nu een oplossing voor founders, CEO’s en CFO’s van MKB bedrijven. Je persoonlijke interim creditmanager die een paar uur per week of maand voor jou beschikbaar is.
Creditmanagement grootbedrijf versus MKB
De grote bedrijven beschikken bijna allemaal over uitgebreide credit control afdelingen, die zowel focussen op het innen van facturen als het beheersbaar houden van kredietrisico’s. Alle nieuwe klanten en orders gaan langs finance, waar een expert zich buigt over de vraag: hoeveel risico lopen wij hier en welke betalingsconditie en/of zekerheden horen daarbij? Deze afdelingen kopen kredietinformatie en incassodiensten in, onderzoeken of kredietverzekering of factoring ingezet kan of moet worden, Ze dealen met klanten die een financieel probleem hebben. En met klanten die menen dat hen knollen voor citroenen is verkocht. Alle obstakels die de betaling van een factuur kunnen vertragen worden geëlimineerd. Voor de gehele order to cash cyclus. Zowel ad hoc het oplossen van specifieke problemen met klanten, als ook continue verbetering in systemen, processen en communicatie voor de lange termijn.
MKB Creditmanager voor oprichters, CEO’s en CFO’s van MKB bedrijven
Als MKB bedrijf beschik je waarschijnlijk niet over alle kennis en kunde waar het grootbedrijf wel ruim over beschikt. Je hebt die kennis ook nog niet continue nodig. Een creditmanager op de loonlijst of voor een langere periode full time ad interim inhuren is nog een brug te ver. Naarmate je organisatie groeit is er wel behoefte aan structuur en vooral aan cash. Met dát idee biedt André de Bruin van Straetus Amsterdam zich aan als MKB creditmanager voor het MKB. Hij verricht werkzaamheden hoofdzakelijk op afstand en geeft advies in de mate die nodig is om structurele verbetering aan te brengen in het betalingsgedrag van klanten. En treed op bij incidenten c.q. klanten die de betalingstermijn overschrijden. De inzet kan vanaf 2 uur per week. De doelgroep zijn MKB bedrijven vanaf een omzet van 1 miljoen euro.
Welke kansen voor verbetering pak je op?
Er liggen altijd kansen voor verbetering. Sommige kansen zijn eigenlijk cruciale issues die het resultaat of de liquiditeit flink beinvloeden. Lange betalingstermijnen c.q. slecht betalingsgedrag leidt tot liquiditeitsproblemen. Is de kredietbewaking opgezet voor de buhne en lekt er serieus geld weg, dan loont het zich om daar met een open blik naar te kijken. Kunnen we lessen trekken uit het verleden en bepalen welke maatregelen de toekomst zullen verbeteren. Een jong bedrijf met nieuwe diensten en producten loopt wellicht tegen klanten aan die argumenten hebben om niet te betalen en waar de organisatie nog geen antwoord op heeft. Klachten op waarde schatten, maatregelen treffen voor verbetering en antwoorden formuleren op klachten kan de overlevingskans vergroten. Zo zijn er nog veel meer kansen te bedenken die de liquiditeit, effectiviteit en winstgevendheid vergroten. Onze creditmanager pakt ze graag op.
Wat kan de MKB creditmanager voor je doen?
- Monitoren van de openstaande posten, actie nemend waar nodig
- Betalingsplan afspreken met een klant en bewaking ervan
- Onderhandelen met een klant over de standaard betalingstermijn van facturen
- Adviseren over de inhoud van een offerte
- Problemen met inkooporders oplossen
- Bemiddelen bij een dispuut met een klant (zelfstandig of gezamenlijk, telefonisch of op lokatie)
- Beoordelen van verzoeken om sanering van schulden en uitstel van betaling
- Beoordelen van de kredietwaardigheid van een nieuwe klant c.q. advies betalingsconditie/zekerheden
- Bepalen van de risk apetite van de onderneming en beheersingsmaatregelen credit risk
- Controleren en aanpassen van teksten overeenkomsten en algemene voorwaarden
- Implementeren van extra betaalfunctionaliteiten voor klanten
- Implementeren / verbeteren van functionaliteit voor facturatie/bankreconciliatie/debiteurenbeheer
- Beschrijven en verbeteren van het proces debiteurenbeheer
- Doelen stellen en rapporteren over de voortgang
- Verbetertraject begeleiden: debiteurenbeheer 2.0
- Trainen of coachen van medewerkers belast met debiteurenbeheer
- Trainen van verkoopmedewerkers over omgang met betalingsachterstanden, klachten en selectie van prospects
- Vaststellen van de teksten van reminders en andere klantcommunicatie
- Is factoring een oplossing voor ons bedrijf?
- Is kredietverzekering een oplossing voor ons bedrijf?
- Kan het debiteurenbeheer nog vanuit het huidige financiële systeem worden verricht of moet daar een gespecialiseerde tool voor komen?
Meer weten over de mogelijkheden? Bel met onze MKB creditmanager voor een vrijblijvend persoonlijk adviesgesprek.
De casus: betalingstermijn structureel verbeteren, banksaldo omhoog
Joost is 8 jaar onderweg met zijn softwarebedrijf. Inmiddels is er een mooie klantenkring met multinationals, waarvoor op projectbasis wordt gewerkt. Het debiteurenlijstje is kort. Er staan maar een stuk of 10 klanten op. Die zijn wel goed voor een paar ton debiteurensaldo. Dat debiteurensaldo zou Joost veel liever zien op zijn bankrekening. BTW afdragen en salarissen betalen blijven spannende momenten.
Eindeloos wachten op betaling van je factuur
Waarom betalen veel grote bedrijven hun MKB leveranciers nog steeds op 90 of 120 dagen? Alsof er geen wetgeving bestaat! Soms moet er ook nog maanden worden gewacht op een inkooporder. Het project is dan vaak al afgerond. Pas als de inkooporder er is kan er een factuur worden gestuurd. Daarna mag je dan nóg eens maanden wachten op de betaling. Even bellen met de crediteurenadministratie van je klant gaat niet. Mailtjes worden beantwoord door medewerkers vanuit Polen, Roemenië of India in staccato Engels. Het antwoord is steevast: No. De mentaliteit van een ambtenaar van de Belastingdienst. Joost wordt er niet blij van. En hij heeft er ook de tijd niet voor om er achteraan te blijven hollen. In een dure sigaar uit eigen doos als factoring heeft hij ook geen trek. De handling daarvan kost óók een zee aan tijd. Met al het gedoe en burocratie van multinationals heb je met 20 klanten alsnog een dagtaak om het geld vlot op je bankrekening te krijgen.
Contact met de MKB creditmanager
Via zijn boekhouder komt Joost in contact met onze creditmanager. Er volgt een bespreking van een uur bij Joost op het bedrijf. We gaan eerst het betalingsgedrag van bestaande klanten verbeteren. Lukt dat onvoldoende, dan wordt er gekeken of het slim is om factoring in te zetten. Een kosten/baten afweging. Ook op de agenda komt het aanpassen van de teksten van overeenkomsten en algemene voorwaarden. Er komt ook een instructie voor de mensen die met klanten onderhandelen over een project.
De eerste resultaten
Na een maand kunnen we al vast stellen dat een aantal klanten hun betalingstermijn standaard hebben verkort. Oude ‘rommel’ is uitgeklaard, betaald of afgeboekt. Voor mij is dat al een enorme verbetering, zegt Joost. Ik weet nu ook op welk moment in het verkoopproces ik moet handelen om te voorkomen dat ik opnieuw met vreselijk lange betalingstermijnen wordt geconfronteerd. Het is enorm handig dat ik een persoonlijke creditmanager kan bellen voor overleg of kan vragen om iets voor ons te regelen met een klant. Dus het is niet alleen goed voor het banksaldo, maar geeft ook veel minder stress. Gewoon weten dat er iemand meekijkt die alles al een keer gezien heeft, die nergens van schrikt en die klanten vriendelijk doch vastberaden in beweging krijgt.
Waarom de kredietwaardigheid van
nieuwe of bestaande klanten checken?
Weet met wie je zaken doet. Check vooraf. Situaties kunnen veranderen. Blijf alert en (her)check met regelmaat.
Pas je betalings- en leveringsvoorwaarden aan op de financiële situatie c.q. de kredietwaardigheid van je klant. Zo bescherm je jouw bedrijf.
Wat is Creditmanagement
Credit management is een brede term die wordt gebruikt voor werkzaamheden die te maken hebben met het managen van krediet, leverancierskrediet. Een verzamelterm voor zaken als debiteurenbeheer, incasso, kredietrisicobeheersing en financiering van het werkkapitaal. Zoals factoring. Een creditmanager probeert aan de verkoopkant de processen zo soepel en kort mogelijk te maken, zodat de geldstroom zo snel en volledig mogelijk is. Ook wel de ‘order to cash cycle’ genoemd. Grote bedrijven hebben een creditmanager in dienst. Bij de meeste bedrijven zijn bepaalde taken belegd bij de debiteurenbewaker en bij de controller. Bij kleine bedrijven is meestal geen specifieke kennis aanwezig.
Kredietwaardigheid beoordelen
Aan de voorkant is dat letten op kredietwaardigheid van klanten en de leverings/betalingscondities die klanten krijgen toebedeeld. Hoe beperk je je verlies als een klant onverhoopt failliet gaat of anderszins de rekening niet kan betalen. Hoeveel verlies wil ik maximaal lopen. Hoeveel bedrijven trouw een kredietrapport opvragen van een nieuwe klant weten we niet precies. Bij grote bedrijven is het beoordelen ervan een taak van kredietanalisten. Er is nog nooit een klant van mij failliet gegaan, dus geen overbodig gedoe graag. Zo denken veel mensen. Totdat ze een keer hun jaarwinst kwijt zijn aan een klant die failliet gaat, zijn BV liquideert, met de noorderzon verdwijnt of zo moeilijk gaat doen dat je uiteindelijk de handdoek in de ring gooit. Het laten zien dat er een goed geolied proces van kredietbewaking aanwezig is in het bedrijf, is een grote pré of zelfs vereiste voor financiers, aandeelhouders en de accountant.
Klachtmanagement
Het facturatieproces vlekkeloos laten verlopen. Nu iedere klant zijn eigen systeem heeft waarin de leverancier zelf de facturen mag inbrengen is dat weer een uitdaging erbij. Klanten die ontevreden zijn stoppen met betalen. Klachtmanagement is daarom ook een onderdeel van het creditmanagement. Wat gaat er mis in het bedrijf en hoe kunnen we dat verbeteren.
Debiteurenbeheer
De achterkant: met debiteurenbeheer heeft ieder bedrijf dat factureert te maken. De taak debiteurenbeheer wordt soms door de eigenaar zelf gedaan, soms door de boekhouder of secretaresse erbij. Naarmate het bedrijf groeit komen er steeds meer debiteurenbewakers of credit controllers bij. Ieder bedrijf voor zich bepaald hoe intensief en op welke wijze ze hun klanten bewegen om facturen te voldoen. Soms verzucht een debiteurenbewaker: wij zijn het afvalputje van het bedrijf. Klanten die ergens ontevreden over zijn of een financieel probleem hebben, mensen intern en extern die afspraken niet nakomen, alle mogelijke invoerfouten en niet doorgevoerde wijzigingen. Als er ergens iets mis gaat of hapert, dan lost debiteurenbeheer het op.
Days Sales Outstanding
Het doel van de debiteurenbewaker is om de gemiddelde ouderdom, de DSO (days sales outstanding) zo laag mogelijk te houden. Debiteurenbewakers werken het liefst met geavanceerde creditmanagement software, waarin precies inzichtelijk wordt gemaakt hoeveel e-mail, telefoontjes, betalingstoezeggingen, klachten en openstaande facturen en klantreakties er zijn. En natuurlijk wat het verloop van de DSO is. Debiteurenbeheer kan je op verschillende niveaus uitvoeren. Van bellen met de vraag wanneer er betaald wordt, tot het onderhandelen met een klant met een waslijst aan klachten en een uitgebreide schadeclaim. Wie bepaald er op welk moment er wordt gestopt met leveren aan een wanbetalende klant?
Ultiem creditmanagement
Het optimale creditmanagement bereik je door je leveranciers zo laat mogelijk te betalen en je debiteuren zo snel mogelijk. Het liefst vooruitbetaling. Als voorbeeld gebruik ik altijd de drukpersen handel. De klant heeft meestal al 90% betaald vóór het moment van aflevering. De fabriek krijgt zijn geld pas 2 maanden daarna. Dan heb je het mooi geregeld, toch?
MKB bedrijven hebben een minder grote machtspositie dan het grootbedrijf. Voor jou 10 anderen en voor geld lenen betaal je een flinke prijs. Het grootbedrijf zou gratis geld op kunnen halen bij de banken (als ze dat nodig zouden hebben), waarmee ze hun leveranciers heel snel kunnen betalen. Maar in plaats daarvan werken ze mee aan een lucratieve markt voor allerlei vormen van factoring. Supply chain finance of ketenfinanciering genoemd. Het gevolg is dat veel groeiende MKB bedrijven zich blauw betalen aan financieringslasten of continu in geldnood zitten. Met wat lef en tact is er nog een wereld te winnen voor het MKB bedrijf dat zaken doet met multinationals. Wij helpen daar graag bij.
